Kaleva Latvala on kehittämisasiantuntija Turun rakennusvalvonnassa. Edelläkävijä-sarjassamme hän kertoo, miltä digitalisaatio ja valtakunnallinen Ryhti-uudistus näyttävät arjessa ja kommentoi Web Fellowsin kansallisen tekoälykyselyn tuloksia.

Kerro taustastasi ja nykyisestä työstäsi
Toimin kehittämisasiantuntijana Turun rakennusvalvonnassa. Taustani kehittämistyöhön on käytännönläheinen. Työskentelin aiemmin tarkastusinsinöörinä, minkä jälkeen olen ollut varsin kokonaisvaltaisesti mukana rakennusvalvontaprosessin arjessa ja sen kehittämisessä. Se on ollut iso etu nykyisessä roolissani, koska ainakin kuvittelen ymmärtäväni, missä kohtaa prosessi oikeasti tökkii ja missä on eniten potentiaalia parantaa.

Nykyisessä työssäni fokus on selkeä. Miten tehdä rakennusvalvonnasta sujuvampaa, ennakoivampaa ja digitaalisesti kypsempää? Käytännössä se tarkoittaa lupaprosessien kehittämistä, järjestelmien käyttöönottoa ja eri toimintojen yhteensovittamista. Teemme paljon myös käyttäjille näkymätöntä työtä, kuten esimerkiksi sitä, että tieto liikkuu paremmin ja päätöksenteko perustuu parempaan dataan.

Olet ollut monessa roolissa kansallisessa Ryhti-hankkeessa
Ryhti-tietojärjestelmä on yksi merkittävimmistä muutoksista pitkään aikaan koko toimialalla. Hankkeessa rakennetaan valtakunnallista tietopohjaa rakennetusta ympäristöstä. Tavoitteena on, että tieto olisi jatkossa yhteen toimivaa ja aidosti hyödynnettävissä.

Oma roolini on ollut eräänlaisen sillanrakentajan rooli. Toisaalta kuntien arjen tarpeet, toisaalta valtakunnallinen kehitys. Olen ollut mukana sekä käyttöönoton valmistelussa että siinä, miten järjestelmä käytännössä istuu rakennusvalvonnan prosesseihin.

Ehkä tärkein oivallus on ollut se, että uuden järjestelmän lisäksi tarvitaan myös toimintatapojen muutosta. Jos uutta yritetään liimata vanhaan tekemiseen, hyöty jää vajaaksi.

Turussa on tarkoitus ottaa Ryhti-järjestelmä käyttöön rakennusvalvonnan osalta tulevana syksynä, kenties ensimmäisenä koko maassa.

Miten kuntien yhteistyötä voisi lisätä digitalisaatiossa?
Ongelmana on, että prosessit eivät ole tarpeeksi yhtenäiset. Kunnissa ratkaistaan hyvin samanlaisia ongelmia, olipa kyse lupaprosesseista, asiakaspalvelusta tai tiedonhallinnasta. Silti ratkaisuja kehitetään usein paikallisesti. Yhteiskehitystä tulee jatkaa ja mielellään lisätä huomattavasti.

Käytännössä tarvitaan enemmän yhteisiä työpajoja ja pilotteja. Kokemusten jakamisen pitää olla avoimempaa myös epäonnistumisten osalta. Ja ennen kaikkea tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä ja malleja, tarvittaessa ihan ministeriötasolta asti.

Tekoälyn osalta tämä korostuu erityisesti. Ei ole järkevää, että jokainen kunta pohtii yksin samoja eettisiä ja juridisia kysymyksiä.

Miten hyödynnät tekoälyä omassa työssäsi?
Aika arkisissa tehtävissä, mutta säännöllisesti. Käytän tekoälyä paljon tekstien jäsentämiseen ja muokkaamiseen ja tiedonhakuun. Lisäksi hyödynnän sitä kokonaisuuksien hahmottamiseen, ideointiin ja sparraamiseen. Siitä on apua myös monimutkaisissa laskentatehtävissä.

Tekoäly on minulle tavallaan työpari, joka nopeuttaa ajatteluani. Esimerkiksi laajojen kokonaisuuksien pilkkominen tai eri näkökulmien hahmottaminen on huomattavasti nopeampaa sen avulla.

Mitä ajatuksia Web Fellowsin tekoälykyselyn tulokset herättivät?
Kiinnitin huomiota erityisesti kahteen asiaan. Ensimmäinen oli se, että tekoälyn käyttö on jo arkea, mutta sen käyttö on hyvin epätasaista. Tekoälyn käyttöä ei johdeta systemaattisesti eikä sitä tueta riittävästi. Tämä näkyy laajemminkin. Vain pieni osa vastaajista kokee, että tekoäly on aidosti osa organisaation toimintaa.

Toinen ja vielä tärkeämpi havainto liittyy vastuisiin. Tutkimus nosti esiin sen, että viranhaltijat kokevat jäävänsä yksin tekoälyn kanssa. Vastuut eivät ole selkeitä, vaikka päätöksistä kannetaan edelleen virkavastuu.

Tämä on mielestäni kriittistä. Teknologia menee eteenpäin nopeasti, mutta ohjeistus, johtaminen ja rakenteet eivät pysy perässä. Erityisesti kuntapuolella tämä näkyy selvästi.

Jos olisit diktaattori, mitä tekisit toisin digitalisaatiossa kaupunkitasolla?
Tekisin muutaman suoraviivaisen päätöksen. Aluksi pakottaisin yhteiset toimintamallit eli selkeät, yhteiset käytännöt prosesseihin, tiedonhallintaan ja tekoälyn käyttöön.

Sitten varaisin kalentereihin aikaa oppimiselle. Kehittämistä ei voi tehdä ”jos ehdin” -periaatteella. Tutkimuskin osoittaa, että ajanpuute on yksi keskeinen este.

Näiden lisäksi panostaisin käytännönläheisiin kokeiluihin. Vähemmän strategiapuhetta, enemmän pieniä työpajoja ja pilotteja. Kun ihmiset näkevät, että jokin toimii arjessa, muutos lähtee liikkeelle.